W myśl art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j.: Dz. U. 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;

2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt. 1.

Zgodnie z powołaną ustawą instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne i samorządowe jednostki organizacyjne. Mocą rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu wprowadzona została instrukcja kancelaryjna dla wyżej wymienionych organów. W odniesieniu do gmin i ich jednostek organizacyjnych nie ma takiego przepisu.

Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem, ewidencjonowaniem, przesyłaniem i przechowywaniem dokumentów, których celem jest zapewnienie jednolitego w danej jednostce organizacyjnej sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów powstających w jednostce, a także obiegu, ewidencjonowania, przesyłania i przechowywania dokumentów wpływających do jednostki, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Z tego względu zaleca się wprowadzanie instrukcji kancelaryjnej także w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej.

W toku prac nad zmianami przepisów do kodeksu postępowania administracyjnego podnoszone były głosy nad wprowadzeniem do art. 72 k.p.a. obowiązku prowadzenia metryki sprawy. Jednakże instrukcje kancelaryjne regulują zasady tworzenia dokumentów, o czym mowa wyżej. Rząd jest przeciwny wprowadzeniu metryk dla postępowań administracyjnych. Metryki wydłużyłyby czas podejmowania decyzji – wynika z uzasadnienia do stanowiska przygotowanego w MSWiA (Źródło: Serwis Samorządowy PAP Krzysztof Sobczak - 2010-11-04).

W noweli k.p.a. wchodzącej w życie od 11 kwietnia 2011 r. wynikającej z ustawy z dnia 3 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. Nr 6, poz. 18) nie dokonano na razie wprowadzenia obowiązku prowadzenia metryki sprawy.

W dniu 21 stycznia 2011 r. zostało opublikowane rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U. Nr 14, poz. 67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych wydane na podstawieustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które określa instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej „instrukcją archiwalną”, dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy.

W myśl § 7 rozporządzenia – jego przepisy mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r.

To, czy opublikowany akt prawny wpływa na istniejące w OPS-ach instrukcje kancelaryjne, zależy od ich treści i ocena tego przekracza ramy odpowiedzi na pytanie.

Zobacz także:

Zasady przyznawania pracownikom socjalnym dodatku do wynagrodzenia w wysokości 250 zł.

Jeśli posiadamy zatwierdzoną przez Archiwum Państwowe instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, to czy według rozporządzenia mamy stworzyć nowy wykaz akt oraz instrukcję kancelaryjną?